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PDF 还是 Word：该用哪种格式？
PDF 和 Word 解决的是不同的问题，两者之间的大多数困惑，都源于在不合适的时机选错了格式。Word 是起草格式——为写作、编辑和协作而生；PDF 是交付格式——无论谁打开、用什么设备、装了什么软件，看起来都完全一样。
最简单的规则是：文档还需要修改，就保留为 Word；文档已经定稿、需要保持原样，就以 PDF 发送。
为什么 Word 文档在不同地方看起来不总是一样
Word 文件的外观取决于打开它的设备上安装的字体、Word 版本和操作系统。如果收件人的电脑上没有安装某种字体，Word 会用另一种字体替代——边距变动、换行位置改变，在你屏幕上看起来完美的文档，在对方那里可能明显走样。这种情况在 Windows 与 Mac 之间或旧版 Word 上尤其常见。
PDF 通过嵌入版式本身来避免这个问题，因此文件在任何地方呈现的效果都相同。这也是为什么简历、已签合同和定稿的提案几乎总是以 PDF 而非 Word 发送——不必担心字体被替换的风险。
还有编辑控制方面的考虑：任何装了 Word 的人都可以打开并修改 Word 文件，包括合同的文字，而收件人未必能察觉。PDF 则可以被锁定——密码保护、权限限制或数字签名——这些是 Word 本身无法原生提供的。
为什么直接编辑 PDF 比编辑源文件更难
PDF 在设计上就是固定版式的，这正是它便于可靠分享的原因，也正是它难以编辑的原因。PDF 并不像 Word 那样存储“段落”和“表格”，而是存储精确定位的文字和图形。编辑工具必须重建底层结构才能让你做任何修改，因此对复杂 PDF（多栏版式、嵌入表格、带修订的脚注）的编辑，比对原始 Word 文件的编辑更容易出错。
更可靠的工作流程是把 PDF 当作最终输出，而不是工作副本：继续编辑源 Word 文档，每次有改动就重新导出一份 PDF。这样可以避免反复编辑已被扁平化的 PDF 所导致的格式问题不断叠加。
如果你要从 Word 文档创建 PDF，PDFly 的 Word 转 PDF 工具会在浏览器中完成转换，且不会添加水印。
PDF 并不会自动变得安全
一个常见的误解是，文档只要是 PDF 而不是 Word 文件就“安全”。PDF 只是一种文件格式——默认情况下，任何收到它的人都能打开，并且根据创建它所用的工具，还可能编辑或另存。安全措施必须有意识地加以设置：
- 设置密码可以防止在没有正确凭据的情况下打开文件。
- 权限限制可以限制打印、复制或编辑，即使对能打开文件的人也同样有效。
- 涂黑处理可以永久删除敏感内容，而不只是在视觉上遮盖（如果不是真正的涂黑处理，文字上方的黑框下面仍可能留有可恢复的底层文字）。
如果文档包含个人、财务或其他敏感信息，在发送前多花一分钟采取其中一种保护措施是值得的。PDFly 的保护 PDF 工具可以直接在浏览器中添加密码保护和权限限制。
实用结论
仍在起草、审阅或协作编辑的内容，请使用 Word；文档定稿后需要让每个打开的人看到相同的效果，则使用 PDF。同时，不要仅仅因为格式是 PDF 就认为它是安全的——如果内容敏感，请在发送前明确添加保护措施。
常见问题
什么时候应该以 PDF 而不是 Word 发送文档？
只要文档已定稿、不应再改动——比如简历、已签合同、最终提案。PDF 在每台设备上看起来都一样，而 Word 的格式可能会因版本和操作系统不同而发生变化。
直接编辑 PDF 而不是原始 Word 文件，是个好主意吗？
通常不是。PDF 并非为编辑而设计，因此工具在处理复杂格式时往往力不从心。更省事的做法通常是保留原始工作文件，每当需要修改时重新导出一份 PDF。
PDF 仅仅因为是 PDF 就自动安全吗？
不——PDF 只是一种文件格式。如果需要保护，你必须有意识地设置，比如密码或权限限制，而不能假定格式本身就能提供安全性。
Ayaz